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Les documents engageants pour l’entreprise reclament une attention tres particuliere.

আপডেটঃ 6:05 am | October 06, 2022

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Les documents engageants pour l’entreprise reclament une attention tres particuliere.

vous devez les couvrir, garantir leur disponibilite, et les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue Sans compter que qui plus est dans celle de l’archivage a valeur probatoire.

Que faut-il archiver ? Combien de temps ?

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations paraissent au fait des enjeux du records management. Il convient dire que votre terme anglo-saxon n’a jamais vraiment ete adopte, surtout par les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire bien simplement de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des donnees. «Le records management, c’est l’archivage de l’integralite des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, ce, pendant un delai reglementaire impose via le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais on voit tres peu de questions a se poser, on parle reellement d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Depuis, a votre moment-la, une vraie demarche encadree via les normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a la gestion des documents engageants Afin de l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi les petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de une telle notion, quand elles ne l’ignorent tout seulement jamais ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent en armoires et les documents electroniques au sein des ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont en valeur, puis des confie dans la plupart des cas aux experts-comptables : Il existe de fait une certaine forme d’externalisation, un systeme qui s’est mis naturellement en place en dehors d’la zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.

Notre sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse firme, un projet de records management reste formule de facon politique, on parle gestion des risques, archivage, on definit des objectifs pour les utilisateurs, a travers une vision fort orientee services», explique concernant sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise sur l’operationnel, on s’interroge dans l’apport d’un systeme d’archivage d’un avis pratique : en tant qu’editeur, notre discours ne porte alors plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permettra d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo car il ne automobile pas de notions royal. Dans ce genre d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. On doit convaincre que la mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources pour la GED tout en centralisant nos operations de conservation.»

« Mes outils de records management ne font nullement la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des donnees. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les entreprises seront de plus et puis confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des precisions). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles paraissent parfois en gali?re informees et en gali?re organisees».

A travers le record management, ces entreprises cherchent a orchestrer Notre conservation de documents qu’elles veulent pouvoir reutiliser ulterieurement, autrement dit nos documents archives. L’ensemble des documents ne semblent pas toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement a toutes les documents de preuve et de gestion pour un detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.

Un systeme de records management repose sur les outils fournis par une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central reste l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’une solution, des fonctions qui permettront de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout est cadre avec un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une agreable gouvernance des records geres par l’application. Ce referentiel identifie chacune des activites d’une boutique sous le prisme des departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit Afin de chaque departement une liste des differentes typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Les regles ainsi definies sont directement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.

« Un document archive n’est gui?re fond, mais constitue au contraire une richesse disponible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa

«Dans le records management, ils font deux grandes etapes, l’elaboration et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president de la Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage ainsi que l’Archivage. «La premiere commence des la creation du document fonctionnement eastmeeteast et consiste a renseigner les conditions une conservation de votre document une fois qu’il va devoir etre archive. Depuis des le depart une prise en compte du cycle de vie de l’information, Afin de permettre au document d’evoluer au temps. Aujourd’hui le commentaire archivage n’est plus forcement approprie, le terme de conservation securisee de informations numeriques est plus adequat : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a votre systeme d’information ? De pouvoir retrouver votre ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on reste equipes pour pouvoir verifier fort sans probli?me un caractere authentique, un origine et un integrite».

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